Elena AD.
Про клинику можно пояснить на примере России. Предположим случилась какая-нибудь фигня и приехала скорая помощь. Формальные действия - позвонить в службу и доставить в больницу, но реально могут отвезти в больницу с бомжами на Фортунатовскую или куда-нибудь, где 20 человек в палате, остальные в коридоре. Местные понимают, что за некую мзду неформально отвезут в больницу получше. Разговор о дорожной полиции это отдельная песня. Можно капитально и надолго попасть, если полагаться только на формальности. Очень недурно иметь консультанта от принимающей стороны. Хотя бы от откровенного развода убережет. Полагаю, что и в других странах есть свои особенности даже для классических ситуаций.
Что касается пропажи багажа, то когда дочь летала в Лас Вегас, багаж таки пропал, улетел в Лос-Анжелес. Быстро прояснить ситуацию, а главное сэкономить время на дальнейшем его получении помог человек от организаторов, который предоставил машину на следующий день к нужному часу и свел эту эпопею к потере 15 минут. Можно было и без него решить проблему, но ведь других забот тоже хватало. В качестве признательности за роскошный прием дочь поработала немного волонтером, помогала распределять приезжих на турнир, благо знает языки. Приезжие могли бы и сами разобраться, но уверен они были очень рады, поскольку эта процедура заняла у них гораздо меньше времени.
А уж как принимали в Израиле это вообще песня.
Так что это правильно, когда академия (или принимающая сторона) имеет агентов, которые решают проблемы.